İş dünyası yeni normallere uyum sağlamaya başladıkça, giderek daha fazla şirket uzaktan çalışmaya ve buna uygun araçlar kullanarak sanal çalışma ortamına geçmeye başladı. Çevrimiçi konferansları planlamak, yüz yüze etkinlikleri planlarken yapıldığı gibi birçok aşamayı ve ilkeyi de beraberinde getirir. Müşterileriniz veya çalışanlarınız ile etkili bir çevrimiçi konferans gerçekleştirmenize katkı sağlayacak bu önerilerle, çevrimiçi toplantılarınızdan daha verimli sonuçlar elde edebilirsiniz.
Toplantıda Olduğunuzu Unutmayın
Ofiste yaptığınız toplantılarda ne kadar ciddi ve bazı konularda ne kadar dikkat ettiğinizi lütfen unutmayın. Aynı konular çevrimiçi konferanslar için de geçerli. Başta bunun bilincinde olduğunuz taktirde gerçekleştireceğiniz tüm çevrimiçi toplantılarda, ofistekilerden farksız bir şekilde aynı oranda başarılı olacak ve verimli toplantılar gerçekleştireceksinizdir.
Toplantı Hazırlıklarınızı Yapın
Çevrimiçi konferans programınızı şekillendirmeye yardımcı olması için bu yolu mutlaka kullanmalısınız. Birçok konferans organizatörü veya toplantı davetini yönlendiren kişi size görüşme öncesi bir katılımcı listesi verecektir. Bu listedeki kişiler incelemek ve konferans konusu hakkında ön araştırma yapmak sizin oldukça faydalı olacaktır.
Anahtar Sorular
Katıldığınız sanal oturumlar sırasında nokta atışı diyebileceğimiz sorular sorarak kendinizi (ve şirketinizi) öne çıkarabilirsiniz. Birçok insan sanal elini kaldırmakta veya soru sormakta tereddüt ediyor. Büyük olasılıkla, bu oturumlarda bir “Soru-Cevap” veya sohbet kutusu olacak ve konuşmacıların değerlendirmesi için sorular göndermenize olanak sağlanacaktır. Sorunuz varsa sormaktan çekinmeyin ve sanal elinizi kaldırın.
Video Konferansın Yeni Problemi Arka Plan
Uzmanlar, diğer tüm ipuçlarından daha çok arka planınıza dikkat etmeniz gerektiğini özellikle söylüyor. Düzensiz bir ev ofisi, Dikkat dağıtan tablolar… Bunlar gibi eviniz ile ilgili çeşitli görsellerin arka planda yer alması genellikle sizin aleyhinize ve profesyonel olmayan bir görüntü sergilemenize neden olacaktır. Aynı zamanda karşı tarafın arka planınızdaki dağınıklıkları analiz ederken size dikkatini veremeyeceği anlamına geliyor. En iyi seçenek, kıyafetiniz ile birebir aynı renkte olmayan tamamen boş bir arka planda durmanız olacaktır. Slate Advisers’ın CEO’su Michelle Vitus, “Profesyonel bir zemin bulmakta zorlanıyorsanız, nötr bir duvarın veya köşenin yakınına katlanır bir masa kurmayı deneyin.” diyor. Aynı zamanda Karen Ripenburg ise, “Asla duvara yaslanmayın. Başınızın arkası ile duvar arasında en az 1 metre boşluk bırakın, böylece arka plan ile birleşmezsiniz. Bıraktığınız bu boşluk kendinizden çok daha emin görünmenizi sağlayacak ve köşeye sıkışmış gibi hissettirmeyecek.” diyor.
Işık Dostunuz Olsun
Çevrimiçi konferanslar kameralar ile gerçekleştirildiği için kameranın açısına göre ışık ayarlarınızı yapmak sizin lehinize olacaktır. Böylelikle hem daha aydınlık ve net bir görüntü ile toplantıda yer alacaksınız hem bu minik detaylar ile daha profesyonel bir görüntü sergileyebileceksiniz.
Kameranın Önemini Unutmayın
Görüntülü yaptığınız toplantılarda eğer karşı tarafta toplantı yaptığınız kişinin görüntüsü ve çözünürlüğü yeterince net değil ise pek olumlu bir izlenim oluşturmayabilir bu nedenle kameranızı seçerken dikkat etmeniz faydalı olacaktır.
